Assistenz Back Office (m/w/d)
Organisation, Koordination und Überblick – Ihre Stärken im Einsatz
Im Rahmen eines komplexen Offshore-Infrastrukturprojekts im Bereich Netzanbindungssysteme suchen wir kurzfristig eine erfahrene Back-Office-Assistenz (m/w/d) zur projektübergreifenden Unterstützung mehrerer Projektteams.
Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt in der administrativen, organisatorischen und koordinativen Unterstützung der Projektsteuerung und Terminplanung. Ziel ist die Sicherstellung eines strukturierten und reibungslosen Projektbetriebs sowie die Entlastung der operativen Projektfunktionen.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der Projektsteuerung und Terminplanung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Vorbereitung, Pflege sowie strukturierte und nachvollziehbare Ablage projektbezogener Unterlagen
- Nachverfolgung von Maßnahmen und offenen Punkten inkl. Pflege entsprechender Übersichten
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen (Einladungen, Kalenderpflege, Protokollentwürfe)
- Erstellung von Übersichten, Tabellen und administrativen Auswertungen
- Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung gemäß vorgegebenen Projektstrukturen sowie Sicherstellung einer vollständigen und zugänglichen Ablage
- Planung, Buchung und Koordination nationaler und internationaler Dienstreisen inklusive Verwaltung von Reiserouten, Buchungsbestätigungen und Hotelreservierungen
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Genehmigungsprozesse im Rahmen der Reiseorganisation
- Pflege von Übersichten zu laufenden und geplanten Reisen sowie Unterstützung bei Visum- und Einreiseformalitäten
- Unterstützung bestehender Assistenzfunktionen (z. B. Terminabstimmungen, Meetingvorbereitung, Materialbestellungen)
- Übernahme von Vertretungsaufgaben im Back-Office bei Abwesenheiten
- Mitarbeit bei administrativen Sonderaufgaben im Projektkontext
- Enge Zusammenarbeit mit Projektsteuerern, Terminplanern, Projekt- und Teamassistenz sowie dem Projektmanagement
Ihre Qualifikationen
- Erfahrung in administrativen Projekt- und Office-Tätigkeiten, idealerweise im Projektumfeld
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie MS Teams/Planner, Power BI (wünschenswert)
- Routine im Umgang mit SharePoint und projektbezogenen Ablagestrukturen
- Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
- Fähigkeit zur eigenständigen Organisation und Priorisierung von Aufgaben
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1)
Was wir bieten
- Position: Assistenz Back Office (m/w/d)
- Leistungsbeginn/ Dauer: ab 01.06.2026 mit einer Laufzeit bis zum 31.12.2027
- Leistungsumfang: 0,8 FTE / ca. 32 Stunden Wochenarbeitszeit
- Leistungserbringungsort: Remote sowie gelegentlich Hannover nach Absprache für Projektbesprechungen
Benefits
Teilen Sie sich Ihre Arbeitszeit in Abstimmung mit dem Projekt flexibel ein
Flexible Arbeitszeiten
Möglichkeit zur Weiterbildung On- und Off-the-Job
Weiterbildung
Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
Balance
Firmenveranstaltungen für Mitarbeiter und ihre Familien
Events
Möglichkeit, in der Zukunft zusätzliche Verantwortung zu übernehmen
Entwicklungsperspektive
Effiziente Einarbeitung mit Einarbeitungsplan oder Mentor
Einarbeitung
Ihr Arbeitsplatz ist auch in turbulenten und wirtschaftlich schwierigen Zeiten sicher
Sicherer-Arbeitsplatz
Wir legen Wert auf eine entspannte und familiäre Arbeitsatmosphäre
Angenehme Unternehmenskultur
30 Tage Erholungsurlaub pro vollem Kalenderjahr
Urlaub
ÜBER INP
INP Infrastructure ist Teil der internationalen INP Gruppe und spezialisiert auf den Bereich Projektsteuerung in der Energiebranche. Unsere Kunden sind Projektentwickler, Errichter und Betreiber von Anlagen mit Bezug zu thermischer, elektrischer oder Energie in Form von Wasserstoff (H2).Unser Leistungsspektrum umfasst den gesamten Projektzyklus von der Machbarkeitsstudie über die Ausschreibung und Begleitung der Vergabe, der Genehmigungsplanung bis hin zur Baukoordination und der Inbetriebnahmebegleitung.
Für die Entwicklung unseres Unternehmens suchen wir erfahrene und ambitionierte Fachleute, die sich am Aufbau einer nachhaltigen Energiewirtschaft beteiligen wollen.
Möchten Sie mit Ihrem Können zum Erfolg unseres Projekts beitragen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Webformular.
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