Teamassistenz Baustelle / Site Administration (m/w/d)

Kennziffer 4504

In dieser Funktion unterstützen Sie das Site Management Team eines internationalen Anlagenbauprojekts in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Sie stellen einen strukturierten Ablauf der kaufmännischen und administrativen Prozesse auf der Baustelle sicher und fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Projektteam, externen Dienstleistern und lokalen Ansprechpartnern.

Ihre Aufgaben

• Koordination der projektrelevanten Korrespondenz sowie administrativer Abläufe im Baustellenumfeld
• Unterstützung beim Einsatz internationaler Mitarbeitender (u. a. Registrierung, Unterkunft, Logistik)
• Organisation und Verwaltung der Büroabläufe vor Ort, inklusive Materialmanagement und lokaler Beschaffung
• Prüfung und Erfassung von Stundennachweisen und Anwesenheiten sowie Sicherstellung einer nachvollziehbaren Arbeitsdokumentation
• Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie Unterstützung bei projektbezogenen kaufmännischen Prozessen (z. B. Kostencontrolling)
• Durchführung von Übersetzungen im Projektkontext (Englisch/Italienisch)
• Pflege, Strukturierung und Kontrolle projektspezifischer Unterlagen und Work Records

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen Funktion, idealerweise im Umfeld von Baustellen, Anlagenbau- oder Infrastrukturprojekten
• Sicherer Umgang mit MS Office; SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise sowie Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern
• Fließende Englisch- und Italienischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten

• Mit Energie in die Zukunft!- Arbeiten Sie an innovativen und technisch anspruchsvollen Projekten im Bereich Energiewirtschaft und Anlagenbau

• Gerechte Bezahlung - Wir legen Wert auf eine faire und leistungsgerechte Vergütung, die Ihrer Qualifikation und Ihrem Engagement entspricht. Ihre Arbeit wird bei uns anerkannt und wertgeschätzt.

• Urlaub und Freizeitausgleich - Wir bieten ein attraktives Urlaubskontingent (z. B. 30 Tage) sowie flexible Regelungen, um Arbeit und Privatleben in Einklang zu bringen. Nicht genutzte Freistunden werden selbstverständlich mit dem Endgehalt ausgezahlt.

• Persönliche Betreuung - Während des gesamten Projektverlaufs stehen Ihnen unsere Ansprechpartner:innen persönlich zur Seite. Wir sorgen für eine enge Abstimmung mit unseren Kund:innen, damit Ihr Projekteinsatz optimal verläuft.

• Offene Rückmeldungskultur - Wir pflegen eine offene Kommunikation und geben regelmäßiges Feedback, um Ihre berufliche und persönliche Entwicklung zu unterstützen.

• Entwicklungsmöglichkeiten - Wir fördern Ihre Weiterentwicklung durch gezielte Schulungen und internationale Erfahrung im INP-Netzwerk. So gestalten Sie Ihren Karriereweg aktiv mit.

Benefits

ÜBER INP

INP ist eine inhabergeführte Ingenieurgesellschaft mit über 35 Jahren Erfahrung und mehr als 700 Mitarbeitenden weltweit. Wir realisieren zukunftsweisende Projekte in der Energiewirtschaft, im Kraftwerks- und Großanlagenbau. Mit Leidenschaft und Expertise begleiten wir unsere Projekte von der ersten Konzeptidee bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme.

Werden Sie Teil eines dynamischen Teams und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Energiewende! Bei uns haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ideen einzubringen und aktiv an spannenden Herausforderungen zu arbeiten.